System Kanban należy do tzw. metodyk zwinnych (ang. agile product management) w zakresie produkcji, a także realizacji projektów. Tak jak inne metodyki zwinne uwzględnia konkurencyjność, a przede wszystkim dynamicznie zmieniające się warunki oraz bieżące zapotrzebowanie. Wydobywa to, co najlepsze w pracy zespołowej podnosząc wydajność grupy oraz jakość wytwarzanego produk
Co to jest Kanban?
Kanban jest metodą, która narodziła się w połowie XX wieku w Japonii. Po raz pierwszy wdrożono ją w fabrykach Toyoty, by produkować w danym momencie to, co akurat było potrzebne. W konsekwencji rozwiązano uciążliwy i kosztowny problem nadmiernych zapasów jednych części przy jednoczesnym braku innych.
W języku polskim słowo „kanban” oznacza tablicę informacyjną, szyld, widoczny spis. Główną rolę odgrywa tu właśnie wizualizacja zadań, pogrupowanych odpowiednio w 3 kategoriach:
- do zrobienia
- w trakcie realizacji
- zrobione
Metoda Kanban powstała z myślą o optymalizacji procesu produkcji. Z czasem zaczęto ją doceniać również w innych dziedzinach biznesu. Obecnie Kanban stosuje się wszędzie tam, gdzie ma miejsce zarządzanie projektami oraz gdzie w grę wchodzi praca zespołowa. Metoda ta bowiem pomaga planować, dzielić zadania między jednostki oraz kontrolować postępy działań. W efekcie kolejne etapy prac wykonywane przez różne osoby przebiegają płynnie, wzrasta efektywność zespołu, a jego potencjał jest maksymalne wykorzystany.
System Kanban w praktyce, czyli jak to działa?
Wszystkie produkty, komponenty, elementy projektu należy wypisać na pojedynczych karteczkach. Tablica ustawiona w widocznym miejscu powinna zostać podzielona na 3 kolumny: do zrobienia, w trakcie i zrobione. Poszczególne karteczki wędrują między kolumnami adekwatnie do ich statusu, a pracownicy wiedzą, na co jest w danym momencie zapotrzebowanie.
Tak wygląda najprostsza forma Kanban. Tablica wizualizująca postępy projektu może mieć formę zwykłej tablicy korkowej, magnetycznej lub być wyświetlana na monitorze, telewizorze, telebimie. W marketingu najpopularniejsza jest jej forma elektroniczna. Komputer pozwala zaoszczędzić czas, a przy tym przekazuje status projektu wszystkim członkom zespołu, nawet jeśli pracują zdalnie, czy dzielą ich tysiące kilometrów.
Tworząc tablicę kanban, pamiętaj, że warto ją rozbudowywać, dostosowywać do swoich potrzeb. Możesz dodawać terminy, kolejne kolumny lub dzielić je na członków zespołu. Aby zwiększyć czytelność oraz precyzować zadania, stosuj karteczki w różnych kolorach, uzupełniaj je o notatki.
Bardzo ważna w przypadku Kanban jest minimalizacja liczby zadań „in progress”. Już na początku należy ustalić, ile karteczek jednocześnie może się znaleźć w tej kolumnie. Tylko takie podejście przyniesie skuteczność tej metody.
Główne cele metody Kanban
Najważniejsze dla osób stosujących Kanban jest „7 razy żadnych”:
- żadnych braków
- żadnych opóźnień
- żadnych zapasów
- żadnych kolejek
- żadnych przestojów
- żadnych zbędnych czynności, kontroli
- żadnych przemieszczeń.
Dzięki tej metodzie można znacząco zmniejszyć koszty produkcji, prowadzenia działalności oraz czas pracy potrzebny do sfinalizowania przedsięwzięcia.
Kanban w pracy i w domu
Ta prosta metoda sprawdza się zarówno w przypadku bardzo złożonych, jak i mniej skomplikowanych projektów, realizacji obowiązków służbowych, ale również tych prywatnych.
Kanban warto wdrożyć w domu, do codziennego podziału obowiązków. Karteczki lub hasła wypisane na tablicy, czy przyklejone na lodówce, dają jasny wgląd w aktualny status poszczególnych spraw. Podobnie będzie działać aplikacja zainstalowana na komórkach członków rodziny. Jest to system bardzo uporządkowany, pozwalający skupić się na tym, co w danej chwili należy wykonać.
Na produkcji Kanban pomaga ograniczyć nadwyżki towarów, na co dzień ogranicza zmarnowany czas, pozwalając działać skuteczniej. Zespół opierający swoją pracę na tej metodzie jest elastyczny, potrafi szybko reagować i zmieniać priorytety adekwatnie do sytuacji.
