Czym jest Macierz Eisenhowera i jak ją wykorzystać w planowaniu zadań?

Jeśli znasz z autopsji sytuację, kiedy – mimo szczerych chęci – zdarza Ci się nie dotrzymać rozmaitych terminów, ten artykuł jest właśnie dla Ciebie.

Macierz Eisenhowera, zwana również matrycą zarządzania czasem, pozwala na skuteczne rozdzielanie tego, co istotne, od kwestii o mniejszym znaczeniu. Kim był Eisenhower, czym jest jego matryca i w jaki sposób można ją skutecznie stosować?

Macierz Eisenhowera – historia powstania, czyli: Słynne powiedzenie Eisenhowera

Trzydziesty czwarty prezydent Stanów Zjednoczonych Ameryki, generał Dwight Eisenhower, uwielbiał powiedzenie, które na polski można przełożyć jako „to, co ważne rzadko jest pilne, a to, co pilne – z rzadka bywa ważne„. Kierując się tą zasadą, stworzył on system zarządzania czasem, który pozwala na skuteczne realizowanie wszystkich zobowiązań, a nierzadko pozostawia również czas na przyjemności.

Macierz Eisenhowera bywa również nazywana kwadratem ze względu na charakterystyczną, złożoną z czterech ćwiartek, kwadratową tabelę. To właśnie w niej można umieścić wszelkie plany na najbliższą przyszłość i umieścić je w jednej z czterech ćwiartek:

• Ćwiartka I: zadania ważne i pilne,
• Ćwiartka II: zadania ważne i niepilne,
• Ćwiartka III: zadania nieważne i pilne,
• Ćwiartka IV: zadania nieważne i niepilne.

Korzystając z powyższych ćwiartek, można na tyle skutecznie podzielić swoje działania i plany, że wszystkie są możliwe do realizacji. Każda z ćwiartek powinna zawierać inne czynności, o których można przeczytać poniżej.

Dobrym pomysłem może być wykorzystywanie jednego wieczoru w tygodniu na stworzenie rozpiski na nadchodzących kilka dni z uwzględnieniem planów, spotkań, zobowiązań czy wizyt. Dzięki temu, możliwe będzie zrealizowanie wszelkich postawionych sobie celów.

Macierz Eisenhowera: Ćwiartka pierwsza – sprawy ważne i pilne

Jak nietrudno się domyślić, właśnie ta ćwiartka powinna mieć priorytet podczas planowania nadchodzących działań. Wprowadzenie do swojej codzienności matrycy Eisenhowera ma prowadzić do tego, by pierwsza ćwiartka była absolutnie pusta. To tutaj znajdują się sprawy mające największe znaczenie w danym dniu.

Jednocześnie spieszymy uspokoić: niewielu osobom to się udaje od razu, a już na pewno w przypadku tworzenia pierwszych planów nie będzie to pusta ćwiartka. Co więcej – nawet osoby doświadczone miewają tutaj różne zapiski. Są to kwestie, na które nie do końca mamy wpływ (na przykład różnego rodzaju awarie bądź choroby w gronie najbliższych i związana z tym konieczność pomocy), ale jednocześnie – w tej ćwiartce mieszczą się także nasze zaniedbania. Najprostszym przykładem tego ostatniego może być konieczność ubezpieczenia pojazdu w danym tygodniu z uwagi na wcześniejsze zignorowanie kwestii pomimo możliwości wykupienia polisy nawet z kilkutygodniowym wyprzedzeniem. Nadmierny rozrost pierwszej ćwiartki, niezwiązany z niespodziewanymi okolicznościami, jest oznaką błędnego zarządzania czasem oraz odkładania różnych kwestii „na potem”.

Macierz Eisenhowera: Druga ćwiartka – sprawy ważne i niepilne

W ramach tej kategorii można zaliczyć między innymi kontakty międzyludzkie (utrzymywanie relacji z rodziną i przyjaciółmi), wszelkiego rodzaju plany (choćby wakacyjne, płacenie rachunków itp.), ale również… odpoczynek i rozwój.

To właśnie druga ćwiartka powinna być najbardziej rozbudowaną pośród wszystkich czterech. Zawiera ona wszelkie aktywności, które powinny być wykonywane regularnie i w miarę możliwości planowane. Wszystko, co ważne i niepilne – przy zaniedbaniach znajdzie się w pierwszej ćwiartce.

Macierz Eisenhowera: Ćwiartka trzecia – sprawy nieważne i pilne

Druga kategoria na matrycy eisenhowera może brzmieć nieco enigmatycznie, gdy pierwszy raz się na nią spojrzy. Czy sprawy, które są nieważne, jednocześnie mogą być pilne? Jak najbardziej. To takie kwestie jak płacenie rachunków czy codzienne porządki lub szybkie telefony (m.in. w celu umówienia wizyty lekarskiej).

Domeną trzeciej ćwiartki macierzy eisenhowera jest delegowanie zadań – o ile to oczywiście możliwe. Przykładowo, o wyniesienie śmieci można np. poprosić wychodzącego z mieszkania domownika, a płatność rachunków – ustalić w formie stałych przelewów. Kwestie znajdujące się w tej ćwiartce, zaniedbane, również znajdą się w kwestiach ważnych i pilnych. Nieumówiona wizyta lekarska może spowodować przesunięcie terminu spotkania o długie miesiące, zapomnienie o spłacie rachunku – sprawi, że zaczną narastać odsetki, a nieregularnie wynoszone śmieci – mogą prowadzić do zalęgnięcia się robactwa w domu. Ideą w trzeciej ćwiartce jest szybkie i sprawne załatwianie niezbędnych kwestii bez zastanawiania się nad nimi.

Macierz Eisenhowera: Ćwiartka czwarta – sprawy nieważne i niepilne

Wszystko, co znajduje się w tej ćwiartce, powinno być maksymalnie niwelowane lub w ogóle usunięte z cotygodniowego grafiku. Wśród kwestii nieważnych i niepilnych można wskazać wszystkie „pożeracze czasu”, jak częste przeglądanie mediów społecznościowych, przeglądanie stron internetowych bez głębszego celu i inne tego typu aktywności.

Choć, przykładowo, samo w sobie surfowanie w sieci nie jest niczym złym, trzecia godzina przeglądania MEMów lub śmiesznych filmików na YouTube jest po prostu stratą czasu. Warto wyznaczyć sobie określony czas, kiedy możemy zająć się takimi relaksującymi drobiazgami (np. podczas podróży komunikacją miejską).

Jak tworzyć matrycę wykorzystując Macierz Eisenhowera?

Zacznij od wydrukowania lub narysowania tabeli i zatytułowania jej zgodnie z powyższymi nazwami ćwiartek. Następnie, rozpocznij jej wypełnianie zgodnie z opisanymi założeniami. Planując kolejne tygodnie, należy zastanowić się, które z czekających na nas zadań można przypisać do pierwszej, drugiej, trzeciej i czwartej ćwiartki. Ideą stosowania kwadratu Eisenhowera jest niwelowanie ćwiartki pierwszej, maksymalnie szybkie realizowanie (lub eliminowanie) numeru trzeciego oraz czwartego i rozwój ćwiartki drugiej. To właśnie ona jest kluczowa dla optymalnego zarządzania swoim czasem.

Zdaniem wielu specjalistów – rozwijanie nawyków jest kluczem do sukcesu. Gdy dane zachowanie (jak chociażby codzienny trening fizyczny) wchodzi nam w nawyk – przestajemy się nad nim zastanawiać, wyszukiwać wymówek dla jego uniknięcia i tym samym – minimalizujemy straty czasu. Już samo spisanie wszelkich niezbędnych zadań w danym tygodniu czynności jest dużą pomocą. Większość ludzi jest wzrokowcami, dlatego już samo zobaczenie, co trzeba zrobić, pomaga usystematyzować plan na nadchodzący czas.

Dajcie nam znać w komentarzach poniżej, czy spotkaliście się wcześniej z macierzą eisenhowera. Jeżeli nie to zachęcamy Was do spróbowania tej metody. Naszym zdaniem jest banalnie prosta, a jej regularne stosowanie poprawia efektywność dnia codziennego. Zgodzicie się?