Technika pomodoro: podnieś produktywność w 5 krokach

Czy zdarza ci się miewać bezproduktywne dni, unikać skupienia podczas pracy? A może po prostu chcesz wykonywać zadania szybciej? Z poniższego artykułu dowiesz się, czym jest technika pomodoro, która w prosty sposób zrewolucjonizowała produktywność. 

Sam nigdy nie byłem mistrzem produktywności. W szczególności kiedy mam do zrobienia zadanie, sprawiające dużo trudności. Przecież zawsze jest coś ważniejszego. Odkurzyć dywan, sprawdzić SMSy, powiadomienia na Facebooku.

Ciężko się przyznać, jednym z takich zadań jest produkowanie treści. Jak zwykle w dni, kiedy miałem zaplanowane pisanie artykułu, mój dzień zaczynał się mniej więcej podobnie. 

Pobudka o świcie z myślą – im szybciej zacznę, tym więcej zrobię. Temat, szkic, dobre nastawienie. Wszystko gotowe. Zaczynam!

Pierwsze zdanie idzie całkiem gładko, jest nieźle, trzeba zrobić kawę. Wracam do pisania i pojawia się pierwsza blokada, co ja tam chciałem napisać?  Klawisz „delete” w ruch, zaczynam od nowa.

Podejście numer 2.

Na początku idzie gładko, pierwsze zdanie pojawia się prawie natychmiast na monitorze. Będzie dobrze… W międzyczasie telefon od klienta – odbieram. Rozmowa kończy się po 15 minutach, można wrócić do pisania. Ale co to? Co chciałem napisać? Znów usuwam pierwsze zdanie i zaczynam od nowa.

Podejście numer 3.
 
Podobna sytuacja ma miejsce jeszcze parę razy, aż w końcu uświadamiam sobie, że dzisiaj nic z tego nie będzie. Może ja w ogóle nie nadaję się do pisania? Jak jutro nie wyjdzie, to rzucam to w …   

Jeżeli doświadczasz podobnej sytuacji, muszę zdradzić Ci pewien sekret. Jest to częste zjawisko, szczególnie przy pracy kreatywnej. Zwłaszcza teraz, kiedy większość z nas pracuje zdalnie, nasza produktywność narażona jest na wiele bodźców mających tylko jeden cel – odciągnąć nas od zaplanowanych zadań. 

Ukończenie spraw jest niezwykle trudne, w szczególności kiedy nie sprawiają nam przyjemności. 
 
Czy to oznacza, że powinniśmy zrezygnować, jeżeli tylko jakieś zadanie nie wychodzi nam tak łatwo jak innym?

Nic bardziej mylnego. 

Co zatem sprawia, że niektórzy są bardziej produktywni?

Na tamtą chwilę myślałem, że to ze mną jest coś nie tak, a ja nigdy nie przełamię się z pisaniem treści. I wtedy właśnie, usłyszałem o technice zwanej Pomodoro. 

Technika pomodoro – od czego się wzięła?

Technika pomodoro to sposób zarządzania czasem wynaleziony na początku lat 90. przez przedsiębiorcę, wynalazcę i pisarza Francesco Cirilla. 

Cirllo, jako student uniwersytetu podczas nauki używał kuchennego zegara w kształcie pomidora mierzącego czas. To właśnie na jego cześć nazwał tę technikę. 

Technika pomodoro polega na podzieleniu swoich zadań na krótkie
25-minutowe odcinki, pomiędzy którymi następuje 5 min odpoczynku. Te 25-minutowe okresy nazwane są pomodoros. Po 4 cyklach z przerwami niezbędne jest zrobienie dłuższej 15 – 20 min przerwy.

Ideą techniki pomodoro jest wykorzystanie kuchennego czasomierza do  wywołania poczucia pilności. Zamiast myśleć, że masz nieskończoną ilość czasu w ciągu dnia – wiesz, że zostało Ci zaledwie 25 minut na zrobienie jak największych postępów w zadaniu.

Dodatkowo wymuszone przerwy niwelują uczucie przemęczenia, którego większość z nas doświadcza, wykonując żmudne zajęcia. Dodatkowo zdrowotnym autem przerw, jest przypomnienie o potrzebie odetchnięcia, w szczególności jeżeli pracujesz cały czas w pozycji siedzącej.

Jak rozpocząć pracę z techniką pomodoro? 

Technika Pomodoro jest jedną z najprostszych metod, możliwą do wdrożenia praktycznie od razu. Jedyne, czego potrzebujesz, to minutnik oraz lista zadań do zrobienia. Całą metodę możesz zamknąć w zaledwie 5 krokach:

1. Wybierz zadanie do wykonania
2. Ustaw swój minutnik na 25 minut (Pomodoro)
3. Pracuj nad zadaniem do momentu aż minutnik nie zadzwoni
4. Po 25 minutach skreśl wykonane zadane z listy i zrób sobie krótką 5-minutową przerwę
5. Co 4 cykl pomodoro zrób dłuższe 15 – 20 minut przerwy

Ważne jest, aby nie przedłużać cyklu pracy i robić obowiązkowe przerwy (krótkie i długie) niezależnie od tego, jak dobrze Ci idzie. Powtórz cały proces kilka razy w ciągu dnia, a zauważalne efekty pojawią się praktycznie od razu.

Siła i skuteczność metody pomodoro tkwi w jej prostocie: kiedy stajesz przed jakimkolwiek dużym zadaniem lub serią zadań, podziel pracę na krótkie, określone w czasie cykle oddzielając je niewielkimi przerwami. Pomodoro to system cykliczny. Pracujesz w krótkich sprintach, co zapewnia stałą produktywność. Możesz także robić regularne przerwy, które wzmacniają Twoją motywację i pozwalają zachować kreatywność.

Korzystając z metody pomodoro, koniecznie pamiętaj o: 

Duże zadania należy podzielić na mniejsze etapy 

Jeśli zadanie wymaga więcej niż czterech pomodoros, należy je koniecznie podzielić na mniejsze zadania. Przestrzeganie tej zasady uchroni cię przed zmęczeniem i zapewni wyraźny postęp prac.

Grupowaniu małych zadań
 
Wszelkie zadania, które zajmują mniej niż jeden pomodoro, należy połączyć z innymi prostymi zadaniami. Na przykład „wypisz rachunek za czynsz”, „umów wizytę u weterynarza” i „przeczytaj artykuł o Technice Pomodoro na Współczesnym Menedżerze” 🙂 mogą iść razem w jednej sesji.

Zegar musi zadzwonić
 
Pomodoro jest niepodzielną jednostką czasu i nie można jej przerwać. Jeżeli ktoś lub coś zakłóci rozpoczęty cykl, masz dwa wyjścia: Możesz przerwać pracę nad swoim zadaniem lub poinformować drugą stronę, że zajmiesz się jej problemem zaraz po skończonym pomodoro. Metoda pomodoro nie przewiduje rozwiązań  pośrednich. Nie możesz oderwać się od zadania, stopując czas, następnie wrócić kontynuując od momentu pauzy. Każdy przerwany cykl pomodoro rozpoczynasz od początku.

Jeśli możesz sobie pozwolić stosować drugie rozwiązanie, Cirillo sugeruje strategię: „informuj, negocjuj i oddzwoń”.

Poinformuj rozpraszającą stronę, że właśnie nad czymś teraz pracujesz.

Negocjuj moment, w którym będziesz mógł w odpowiednim czasie skontaktować się ponownie.

Oddzwoń do drugiej strony, gdy Pomodoro będzie gotowe, a ty będziesz mógł w pełni skoncentrować się na rozwiązaniu problemu.

Oczywiście rozpraszasz rozpraszaczowi nierówny i nie zawsze uda Ci się uniknąć natychmiastowego działania. Jednocześnie nie zapominajmy, że jest masa tematów, w których możesz odpowiedzieć:   „Jestem teraz w trakcie …, czy mogę odezwać się za np.  dziesięć minut?” Takie działanie nie tylko nie wybija cię z  rytmu, ale także zapewnia większą kontrolę nad zaplanowanym dniem pracy.

Wielkość jednostek pomodoro jest umowna

Nie musisz się kurczowo trzymać cyklu 25/5 min. Jeżeli w twoich zadaniach brakuje parę minut lub potrzebujesz dłuższych przerw, nic nie stoi na przeszkodzie ustawienia zegara pod siebie. Sam osobiście preferuje cykl 30 min – 5 min.

Pamiętaj jednak, aby po każdym pomodoro stosować krótki odpoczynek oraz aby czwarte pomodoro zastosować dłuższą przerwę.

I to tyle. Prawda, że proste? Czas na praktyczne zastosowanie. 

Daj mi znać w komentarzach czy technika pomodoro znalazła zastosowanie w twoich zadaniach i czy się sprawdziła.

Do następnego…