Budowanie zaufania w zespole – 12 kroków

Dostałeś awans zawodowy? Moje gratulacje! Chcesz czy nie właśnie poddałeś się nieustającemu procesowi zmian. Czy wiedziałeś, że wraz ze zmianą nazwy stanowiska i zakresu obowiązków, zdecydowałeś się również na zmiany w Twoim pojęciu o pracy i tożsamości? Jeżeli nie, pozwól, że postaram się, chociaż po części przybliżyć Ci Twoją nową rolę.

Wcześniej jako podwładny pracownik twój dzień pracy polegał na szukaniu najlepszych rozwiązań dla wykonania powierzonych Ci obowiązków. Z dnia na dzień byłeś coraz lepszy w rozmowach handlowych, negocjacjach, czynnościach operacyjnych, pozyskiwaniu nowych klientów, dopinaniu kontraktów. Oczywiście, nabyte przez ten czas umiejętności dalej będą Ci potrzebne, jednocześnie ich wykorzystanie nie skupi się już bezpośrednio na tych samych zadaniach.

Jako manager musisz nauczyć się używać ich do pomocy bezpośrednim podwładnym, aby potrafili samodzielnie wykonywać powierzone im obowiązki.

W nowej roli niezbędna będzie wiedza jak poruszać się w wielowymiarowym środowisku władzy, aby pomóc innym w ich rozwoju i realizacji stawianych celów. Taki obraz zadań całkowicie odbiega od tego, jaki wcześniej stawiało przed Tobą poprzednie stanowisko.

Etap przemiany w managera jest jednym z najważniejszych w Twojej karierze i jeżeli tylko umiejętnie nim pokierujesz, napotkane wyzwania staną się ekscytującymi możliwościami rozwoju zawodowego.

Chcąc to osiągnąć w pierwszej kolejności, musisz zrozumieć, na czym polega Twoja nowa rola oraz przygotować się na intensywny okres rozwoju, którego nierozłącznym towarzyszem będzie stres.

Budowanie zaufania w zespole: zrozumieć rolę menedżera.

Aby zrozumieć nową funkcję, zapomnij chwilowo o swoich wcześniejszych umiejętnościach. Zacznij od skupienia się na najważniejszych aspektach Twojego nowego stanowiska.
W najbardziej podstawowym poziomie zacznij od wyznaczenia kierunków działania i koordynowaniu tych procesów, tak aby zmierzać w kierunku realizacji celu organizacji. Na tym etapie najważniejsze, abyś wiedział, że twoi podwładni mają całkowicie odmienne oczekiwania niż twój szef, szczególnie jeżeli chodzi o zakres twoich obowiązków.

Dla twojego przełożonego liczy się przede wszystkim, abyś rozwijał firmę i wspierał jej cele. Zarządzał zespołem oraz brał za niego całkowitą odpowiedzialność. Planował wykorzystanie zasobów i ograniczał ryzyko.

Z drugiej strony odpowiedz sobie szczerze: Czy jako pracownik oczekiwałeś tego samego od swojego poprzednika?

Raczej było to aktywne zaangażowanie w realizację celów strategicznych zespołu, prawda?

Większość pracowników będzie oczekiwała wsparcia przy wykonywaniu ich zadań, rozwiązywania powstałych problemów i udzielenia odpowiedzi na nurtujące pytania.

I nie zapominaj też o swoich oczekiwaniach, które przecież zdążyłeś sobie wyrobić przez lata obserwowania innych managerów. Zapewne przygotowałeś kilka pomysłów jak coś zrobić lepiej, a co całkowicie się nie sprawdza i należy to natychmiast usunąć.

Kiedy sam zaczniesz zarządzać, zauważysz, że widziałeś tylko część sytuacji, z którymi spotykał się twój przełożony i nie zdawałeś sobie sprawy, jak wielowarstwowe są jego codzienne zmagania.

Podsumowując, od teraz twój sukces to indywidualne i zespołowe sukcesy podległych Ci osób, którymi zarządzasz.

Na czym zatem należy się skupić w pierwszej kolejności?

Budowanie zespołu: Od czego zacząć?

Przede wszystkim nie zbudujesz wydajnego zespołu bez zaufania i to będzie Twój pierwszy i najważniejszy cel.

Linda Hill i Kent Lineback w książce pt. Podręcznik menedżera 17 najważniejszych umiejętności lidera podaje dwa najważniejsze składniki zaufania:

1. Charakter, czyli to jak duże odzwierciedlenie wyznawanych wartości mają twoje słowa.
2. Kompetencje, czyli twoja wiedza techniczna, operacyjna lub polityczna, która wnosisz do pracy.

Pamiętaj, że nie tylko przełożony cały czas ocenia. Robią to również podwładni, którzy bardzo szybko wyrabiają sobie opinie o charakterze i kompetencjach ich lidera.

Budowanie zaufania w zespole: 12 wskazówek na start awansu zawodowego.

Poniżej znajdziesz dwanaście wskazówek, które w znacznym stopniu pomogą Ci w zbudowaniu zaufania w zespole:

1. Postępuj konsekwentnie

   Staraj się, aby twoje słowa miały odzwierciedlenie w postępowaniu. Na przykład, jeżeli wymagasz od pracowników punktualności, sam również nie możesz się spóźniać. Dotrzymuj obietnic i nie zmieniaj zdania pod naciskiem sytuacji. Pokazując konsekwencje, uczysz ludzi, z którymi pracujesz, że w twoich działaniach nie ma ukrytych intencji.

2. Panuj nad emocjami

   Unikaj skrajnych emocji. Twoi podwładni muszą czuć, że nie załamiesz się podczas stresujących sytuacji. Panuj również nad gniewem i nie wybuchaj, gdy coś cię zdenerwuje. Inteligencja emocjonalna to jedna z najważniejszych cech dobrego managera, nad którą warto pracować przez cały czas rozwoju kompetencji osobistych.

3. Bądź uprzejmy

   To jacy jesteśmy dla innych w codziennym życiu, może wpłynąć na naszą ocenę w oczach innych. Często zapominamy, że mało znaczące spóźnienie dla innych może być wyrazem braku szacunku. Zaczynaj i kończ spotkania o czasie, a w ich trakcie okazuj uwagę i zaangażowanie. Okazywanie szacunku to nie tylko bycie punktualnym. Witaj się serdecznie z przypadkowo napotkanymi współpracownikami, przytrzymuj drzwi windy, gdy widzisz, że ktoś zmierza w twoim kierunku. Zwracaj również uwagę na mowę ciała, aby nie stracić na wiarygodności, wystrzegaj się splatania palców dłoni, zakrywania twarzy, skrzyżowanych ramion lub odchylania się od rozmówcy.

4. Zadawaj pytania

   Kto pyta nie błądzi. Dzięki pytaniom nie tylko zdobywasz przydatne informacje, ale również pokazujesz jaki masz stosunek do osoby, z która rozmawiasz. Trafnie zadane pytanie może zaprezentować twoją wiedzę, a kiedy słuchasz w skupieniu pokazujesz mówcy, że jesteś nim i jego słowami zainteresowany.

5. Zachęcaj do udzielania informacji zwrotnych

   Pokaż, że zależy ci na zdaniu podwładnych prosząc ich o wyrażenie opinii, a następnie na wykorzystaniu ich uwag. W tym przypadku nie chodzi tylko o to, aby stać się lepszym managerem, ale również o pokazanie swojej samoświadomości i dojrzałości w zarządzaniu.

   Cytując Jacka Welcha jednego z niekwestionowanych autorytetów w zarządzaniu „Jeżeli w twoim zespole to ty jesteś tym najmądrzejszym gościem, to coś zrobiłeś nie tak …”

6. Dawaj innym szansę

   Pamiętaj, aby doceniać pracę innych i to nie tylko tych w obszarze własnego biura, ale również całej firmy. Pokaż, że starania podwładnych nie są ci obojętne i mogą Ci zaufać, że nie wykorzystasz ich ciężkiej pracy na swoją korzyść. Udowodnij, że cenisz sobie zdanie swoich współpracowników, wykorzystując ich wiedzę w początkowym etapie decyzyjnym oraz przy rozwiązywaniu problemów. Dzięki proszeniu zespołu o pomoc pokazujesz, że zależy Ci na ich wiedzy oraz nie traktujesz ich instrumentalnie do własnych celów.

7. Zaplanuj kilka szybkich sukcesów

   Nie ma się co oszukiwać, większość ludzi i tak będzie Cię oceniać po wynikach. Pamiętasz, kiedy byłeś uczniem jak ważne było pierwsze wrażenie, które wywarłeś na nauczycielach? To jak wypadłeś na samym początku, niosło ze sobą korzyści lub konsekwencje przez wiele, wiele miesięcy, a zmiana postrzegania twojej osoby wymagała zdecydowanie większego wysiłku. Dlatego na początku twojej kariery, zrób wszystko, aby móc pochwalić się jakimiś sukcesami. Pomogą one chwilowo odetchnąć i zebrać siły do większego działania.

   Michael Watkins w swoim poradniku pt. „Pierwsze 90 dni. Sprawdzone strategie ułatwiające liderom wejście na najwyższe obroty szybciej i mądrzej” doradza, aby w pierwszym okresie znaleźć trzy lub cztery problemy dotyczące twojego zespołu, lub bezpośrednio dotykające twojego szefa i rozwiązać je zgodnie z kulturą firmy.

8. Nie unikaj trudnych wyzwań i eliminuj przeszkody

   Twoi podwładni chcą czuć i wiedzieć, że będziesz z nimi nawet w tych najtrudniejszych chwilach. Nie unikaj wyzwań, a dzielnie stawiaj im czoła.
   Jeżeli chcesz sprawić, aby zespół wiedział, że jesteś na tyle kompetentny, aby pomóc im załatwić różne sprawy, spróbuj znaleźć jeden z tematów, z którym zespół ma problemy i pomóż im go rozwiązać.

9. Sprawdzaj swoje pomysły i proś o opinie

   Jako manager jesteś narażony na krytykę na temat niewiedzy o tym, co dzieje się w Twoim zespole. Zarzut nieinteresowania się doświadczeniami pracowników najniższego szczebla jest najczęściej spotykanym dla managerów. Zapobiegnij zawczasu takim oskarżeniom poświęcając część poranka na interesowanie się pracą swoich ludzi. Pokaż, że ich praca nie jest Ci obojętna i chcesz wiedzieć, z czym Twoi pracownicy mają do czynienia na co dzień. Pokaż, że jesteś otwarty na zdanie innych i chcesz mieć pełen obraz dla swoich pomysłów.
   Okaż chęć uczenia się i dzielenia się pozyskanymi informacjami, a w zamian otrzymasz zaufanie i lojalność zespołu w momencie wprowadzania przez Ciebie nowych rozwiązań.

10. Wyjaśniaj decyzje i działania

    Niewiedza generuje domysły a są one najczęstszą drogą do plotek. Staraj się jednoznacznie wyjaśniać swój proces decyzyjny oraz motywację i wartości, którymi się kierujesz. Nie istnieje coś takiego jak przesadne uzasadnienie działań, a jedynie pogłębisz świadomość posiadanej wiedzy tematycznej. Takie dokładne wyjaśnienia są szczególnie pomocne, kiedy jesteś nowy w zespole i szukasz nawiązania z nim kontaktu. Pamiętaj jedynie, aby twoje wyjaśnienia ograniczały się wyłącznie do poruszanego tematu, znaczne rozwodzenie się nad innymi posiadanymi kompetencjami niezwiązanymi z poruszanym tematem nie jest dobrze widziane w oczach podwładnych.

11. Nie bój się przyznać, że czegoś nie wiesz

    Prawda prędzej czy później zawsze wychodzi na wierzch. Jest to szczególnie zauważalne w przypadku niekompetencji osobistych w życiu zawodowym. Kiedy się okaże, że czegoś nie wiedzieliśmy w najlepszym przypadku okażemy się niekompetentni, w najgorszym …., na pewno nie przysporzymy sobie zaufania zespołu.
    Jeśli czegoś nie wiesz nie bój się poprosić o więcej szczegółów. Słuchaj uważnie wyjaśnień i nie wypowiadaj się jak ekspert w tematach, w których nie czujesz się specjalistą. Nadmierne eskalowanie wiedzy, sprawi, że Twoja osoba zostanie odebrana za niepewną i może sprowokować niezdrową rywalizację ze strony Twoich podwładnych. Zatem schowaj swoją dumę do kieszeni i wiedz, że najlepsi managerowie świata nie boją się prosić otwarcie innych o poszerzenie swojej wiedzy.

12. Znajdź wsparcie

    Zanim Twój zespół Ci zaufa, znajdź kogoś, komu ufa obecnie i poproś go o wsparcie. Może to być autorytet w jakieś dziedzinie lub po prostu osoba, z której zdaniem liczy się zespół. Korzystanie ze wsparcia autorytetów, szczególnie w dziecinach, do których przyznałeś się, że nie jesteś najlepszy, wzmocni Twoją wiarygodność i pokaże, że nie boisz się przeznaczać zasoby, aby odnieść sukces.