Priorytetyzacja zadań i podnoszenie produktywności personelu to jedne z kluczowych elementów zarządzania organizacją. Ich właściwe wykorzystanie pozwala osiągnąć spektakularne efekty przy stosunkowo niewielkim zaangażowaniu. Zjawisko to zostało opisane jako zasada Pareto.
Historia powstania zasady Pareto
Zasada Pareto, a właściwie schemat, który stał się podstawą do jej sformułowania, została odkryta w 1897 roku przez Markiza Vilfredo Federico Damaso Pareto, włoskiego socjologa i ekonomistę. Obserwując zależności w swoim najbliższym otoczeniu, naukowiec ten dostrzegł schematy w strukturze ekonomicznej dziewiętnastowiecznej Anglii. Pareto wysnuł wniosek, że za bogactwo i dochody tamtejszej ludności odpowiada niewielka część tego społeczeństwa. Zależność ta okazała się uniwersalna również dla innych krajów. Niezależnie od tego, czy porównywał dane aktualne czy historyczne, wyniki okazywały się podobne.
Odkryta przez Vilfredo Pareto matematyczna relacja zachodząca w ekonomicznej płaszczyźnie społeczeństwa, nie została jednak właściwie opisana. Dopiero ponad 50 lat później, bo w roku 1951, zasadę Pareto dokładnie sformułował Joseph Juran w swojej książce „Quality Control Handbook”. Wówczas nazywano ją zasadą kluczowych nielicznych i błahych licznych, a według jej założeń, wykonanie 20% zadań zabiera przeciętnemu człowiekowi 80% czasu.
Czym jest zasada Pareto?
Zasada Pareto, nazywana również zasadą Pareta lub zasadą 80/20, bazuje na odkryciach Vilfredo Pareto. Według jej założeń, 20% wysiłku i nakładów pracy odpowiada za 80% osiąganych efektów. Mówiąc potocznie, zasadę Pareto można określić powiedzeniem „mniej znaczy więcej”. Kluczową kwestią jest więc priorytetyzacja zadań, czyli nadanie znaczenia wszystkim aktywnościom, które wykonuje dana osoba, oraz wybranie tych mających największe znaczenie dla osiągnięcia zamierzonego efektu. Należy więc minimalizować nakłady, rozumiane nie tylko jako wkład pracy, ale również zasoby materialne (finansowe), aby zmaksymalizować efekt.
Wprowadzenie w życie zasady Pareto pozwala więc zwiększyć produktywność. Jednak aby zrealizować to założenie, należy zidentyfikować 20% kluczowych działań, które najbardziej zbliżają do osiągnięcia zakładanych celów, i to na nich się skupić.
Zasada Pareto w biznesie i zarządzaniu
Zasada Pareto znajduje zastosowanie nie tylko w życiu prywatnym czy w edukacji, ale również, a może głównie, w biznesie i zarządzaniu. Jej wykorzystanie może być kluczowe dla młodych, początkujących przedsiębiorców, którzy dopiero rozpoczynają swoją karierę w biznesie. Zidentyfikowanie kluczowych dla firmy kompetencji właściciela lub podległego mu personelu, zwiększa prawdopodobieństwo osiągnięcia wysokiej pozycji w danej branży na rynku. Podobnie wygląda pozyskiwanie klientów – nie liczy się ilość, ale jakość. W myśl zasady Pareto należy więc kłaść nacisk na komunikację z grupą kluczowych klientów, znajdujących się w grupie docelowej. Nie inaczej przebiega budowanie pozycji marki na rynku. Żadna firma nie może być specjalistą w każdej dziedzinie. Efektywniejsze będzie wybranie stosunkowo wąskiej specjalizacji i doskonalenie się w niej, aby z czasem zyskać na rynku miano eksperta.
Korzystając z zasady Pareto można też wpływać na efektywność zasobów ludzkich organizacji. Poczynania każdego pracownika z osobna i całych zespołów podlegają okresowej analizie, np. podczas okresowej ewaluacji. Wprowadzając do organizacji narzędzia, pozwalające zebrać obiektywne i porównywalne dane, możliwe jest zidentyfikowanie działań powtarzalnych oraz ich efektywności, a tym samym skupienie się na tych produktywnych, a wyeliminowanie tych, z ekonomicznego punktu widzenia, niekorzystnych.
Zastosowanie zasady Pareto pozwala ograniczyć koszty, rezygnując z inwestowania czasu i pieniędzy w 80% nieopłacalnych działań, jednocześnie maksymalizując zyski z zaangażowania w działania opłacalne.
Słabe punkty zasady Pareto
Zarówno zastosowanie zasady Pareto, jak i jej założenia, stały się obiektem krytyki jej przeciwników. Jako jeden z kluczowych argumentów przeciw stosowaniu tej zasady podnosi się fakt, że proporcja 80/20 jest nieprawdziwa, a w wielu przypadkach nawet niemożliwa do osiągnięcia. Zasada Pareto nie jest uniwersalna i nie sprawdzi się w dziedzinach, które wymagają włożenia wysiłku w każde działanie. W myśl zasady, że od każdej reguły zdarzają się wyjątki, poszczególne sytuacje należy traktować indywidualnie. O ile zasada 80/20 nie będzie odpowiednia dla chirurga naczyniowego, o tyle dla sprzedawcy czy managera już tak. Kluczowe jest zatem podjęcie próby wprowadzenia tej zasady w życie, a następnie weryfikacja, czy osiągnięte rezultaty znajdują zastosowanie w biznesie.
